Zadania dla wirtualnej asystentki w 2023 roku

Kiedy zastanawiasz się czy nawiązać współpracę z wirtualną asystentką to najtrudniejszy krok za Tobą. Jaki? Uświadomienie sobie, że potrzebujesz wsparcia i są tańsze sposoby niż pracownik na etacie. Jeśli tu jesteś oznacza to, że prawdopodobnie zastanawiasz się jaki jest zakres spraw, którymi się zajmują wirtualne asystentki i jakie będą idealne zadania dla wirtualnej asystentki w 2023 roku.

Teraz kolejne wyzwanie przed Tobą. Musisz zastanowić się na jakich polach może Cię zastąpić zdalna asystentka. Jak to zrobić najlepiej?

Odpowiedź jest prosta. Weź na tapet dwa-trzy następne dni. Zapisuj na kartce lub w Asanie wszystkie, nawet te najdrobniejsze zadania, które wykonujesz. Przy każdym z nich możesz zaznaczyć czy je lubisz czy nie i ile czasu Ci zajmuje. Następnie, na kolorowo zaznacz te zadania, którymi chcesz się zajmować sama (np. wymagają odpowiednich wysokich kompetencji czy uprawnień, lub po prostu lubisz je robić).

Te które zostały niezakolorowane – możesz oddelegować! Tutaj należy uważać, by nie wpaść w pułapkę, że każde zadanie lubiane czy nie chcesz robić sama. Delegowania też trzeba się nauczyć.

Zadania dla wirtualnej asystentki w 2023 roku – podział na 8 najważniejszych kategorii

Praca z tekstem

• Pisanie artykułów na stronę internetową / blog na konkretny temat;
• Content writing (w szczególności z zakresu aplikacji, technologii, wyszukiwania informacji, narzędzi internetowych, urody – pielęgnacji włosów, kosmetyków – przy czym nie recenzuję produktów których nie używałam),
• Konwertowanie nieedytowalnych plików np. PDF na pliki edytowalne;
• Pisanie pism, odwołań, wniosków,
• Edycja tekstów, poprawa błędów, literówek,
• Formatowanie tekstu i ujednolicanie wizualne tekstu,
• Tworzenie skondensowanych notatek na bazie tekstu źródłowego, zarówno w wersji cyfrowej jak i ręcznie,
• Recykling treści,
• Tworzenie opisów produktów do sklepów internetowych,
• Obsługa poczty email – korespondencja z klientami…

Praca z grafiką

• Wyszukiwanie zdjęć w bankach zdjęć do zadanych słów kluczowych,
• Projektowanie grafik w Canvie,
• Tworzenie mapy myśli…

Wyszukiwanie materiałów, informacji i grafik

• Wyszukiwanie informacji na zadany temat (nie tylko pobieżnie w internecie),
• Tworzenie raportów na podstawie wyszukanych informacji,
• Tworzenie tabeli, zestawień informacji,
• Wyszukiwanie obrazów w bankach zdjęć do konkretnego słowa kluczowego,
• Wyszukiwanie produktów w sklepach stacjonarnych i internetowych, np. chcesz kupić jakiś produkt, ale zależy Ci na najlepszej cenie lub chcesz go zobaczyć „na żywo”.

Strony internetowe

• Stworzenie bloga w serwisie wordpress.com lub innym,
• Kompleksowa opieka nad stroną w Wordpress (w tym dodawanie wpisów, tworzenie stron, podstron, kategorii, aktualizacja motywów i wtyczek),
• Dodawanie ogłoszeń na portale ogłoszeniowe, np. Vinted, Allegro, OLX,
• Pomoc w znalezieniu dobrego hostingu, konsultowanie z firmą obsługującą hosting ewentualnych problemów ze stroną, transfer do innego usługodawcy,
• Dodawanie do strony metainformacji, parametrów alt, edycja treści na stronie pod kątem słów kluczowych – podstawowe SEO…

Media społecznościowe

• Publikacja treści, zdjęć w mediach społecznościowych
• Tworzenie siatek publikacji,
• Korekta tekstów do mediów społecznościowych…

Prezentacje multimedialne

• Tworzenie prezentacji multimedialnych i ich konspektów,
• Przygotowywanie notatek dla prelegenta do każdego slajdu,
• Wyszukiwanie grafik w bankach zdjęć do prezentacji,
• Mapy myśli,
• Przygotowywanie dokumentacji dla słuchaczy z najważniejszymi informacjami pojawiającymi się na prezentacji…

Tworzenie bibliografii

• Wyszukiwanie materiałów potrzebnych do pracy naukowej, artykułu na bloga wraz ze wskazaniem ich lokalizacji, czy dostępności,
• Opracowywanie bibliografii według wymaganego wzoru np. przez uczelnię,
• Sporządzanie spisów treści, bibliografii i przypisów z istniejących już pozycji wykorzystanych w pracy…

Concierge

• Zakupy internetowe, jednorazowe lub cykliczne (np. biurowe, spożywcze, zoologiczne, indywidualne),
• Rozeznanie ofertowe na produkty lub usługi z podsumowaniem w formie raportu,
• Umawianie wizyt u notariusza, prawnika, pozyskanie listy dokumentów wymaganych do czynności prawnych,
• Rezerwacja stolika w restauracji czy zakup biletów do kina,
• Kupno prezentów urodzinowych, świątecznych,
• Znalezienie korepetytora dla dziecka, a dla Ciebie dobrego szkolenia, trenera personalnego itp.
• Przygotowanie zestawienia ofertowego np. biur turystycznych,
• Umówienie wizyty u lekarza, fryzjera czy mechanika…

Eventy

• Wyszukiwanie możliwych lokalizacji imprezy,
• Wyszukiwanie podwykonawców,
• Wyszukiwanie możliwości transportu, zakwaterowania, obsługi technicznej, kateringu,
• Logistyka związana z organizacją imprez np. planowanie zakwaterowania uczestników konferencji w hotelu…

Prace administracyjne

• przygotowywanie projektów umów,
• redagowanie pism, wniosków,
• zdalna obsługa biura w zakresie zaopatrzenia w produkty pierwszej potrzeby np. papier, toner do drukarek, zapas kawy,
• porządkowanie dokumentacji zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej – na dysku komputera,
• wsparcie w bieżących sprawach,

Praca z klientem

• odpisywanie na wiadomości w mediach społecznościowych lub maile,
• udzielanie informacji, w tym prosta wycena,
• helpdesk lub wsparcie dotyczące produktu lub usługi,
• uwaga! sporo asystentek, które znam nie są zdalnym call center i nie zajmują się telemarketingiem

To był post z cyklu wirtualna asysta – zadania dla wirtualnej asystentki w 2023 roku. Jeśli chcesz poznać korzyści, jakie daje współpraca z wirtualną asystentką zajrzyj do mojego posta na Instagramie.