Czy wiesz kim jest wirtualna asystentka?

Z mojego doświadczenia wynika, że stosunkowo młodzi przedsiębiorcy — którzy dotychczas wszystko w swojej firmie robili sami — nie do końca są świadomi, że z pomocą przyjść im może delegowanie obowiązków w firmie zewnętrznym podmiotom. W największych przedsiębiorstwach outsourcing nie jest niczym nowym, ale wirtualna asysta jest szansą dla mniejszych firm na poznanie wachlarza zalet outsourcingu. Szczególnie takich firm, w których dosłownie liczy się każda złotówka. W takim wypadku delegowanie zadań może być bardzo opłacalne. Zobacz dalej dlaczego.

Jest to dość oczywiste, że czynności księgowe zleca się biurom rachunkowym, napisanie tekstu — copywriterowi, opiekę nad Instagramem czy FanPagem na Facebooku — social media managerowi. Jest jednak profesja, która łączy w sobie wiele różnych usług i wymaga kompetencji o szerokim zakresie. Dobra wirtualna asystentka ma wiedzę i umiejętności pozwalające nad wszechstronne wsparcie klienta w bieżących działaniach. Jeśli ma wystarczające umiejętności może być zarówno księgową, jak i social media managerem.

Na moim profilu na Instagramie zamieściłam ostatnio definicję zawodu „wirtualnego asystenta” czy „wirtualnej asystentki”. Powtórzę ją i uzupełnię tutaj.

Wirtualna asystentka definicja zawodu

Jest to profesja, która w dziedzinie outsourcingu w Polsce dopiero zyskuje popularność. Wirtualna asystentka (lub wirtualny asystent) to przedsiębiorca, specjalista od wsparcia przedsiębiorców w działaniach o bardzo szerokim zakresie.

Rodzaje zadań, które mogą (nie muszą) być wykonywane przez wirtualną asystentkę:

• działania marketingowe,
• działania kreatywne,
• działania menedżerskie,
• działania sprzedażowe,
• działania administracyjne,
• działania z zakresu obsługi klienta,
• działania techniczne.

Odciąża tym przedsiębiorcę z obowiązków, do których nie ma odpowiednich narzędzi lub umiejętności (ale też takich, które są po prostu uciążliwe). Wykonuje zadania na bieżąco zlecane przez klienta wybraną formą komunikacji. Może nią być e-mail, aplikacja np. Asana lub komunikator, np. WhatsApp.

Wirtualna asystentka śledzi postępy prac w wybranej przez siebie aplikacji i monitoruje, ile czasu zajmują jej poszczególne zadania. Ze swoich działań (postępów, ilości wykorzystanego czasu oraz efektów) zdaje raport klientowi w umówionym czasie.

Wirtualna asystentka może rozliczać się w modelu abonamentowym — za czas spędzony na pracy albo projektowo — wyceniając wykonaną przez siebie pracę.

Jak nazwa wskazuje, taka asystentka nie pracuje stacjonarnie i nie przychodzi do biura. Wszystkimi zleconymi zadaniami zajmuje się przez Internet. Co ważne, wirtualna asystentka to nie pracownik jak na etacie czy umowie zleceniu! Jest to osobny przedsiębiorca, a więc obowiązują relacje partnerskie.

Wirtualnym asystentem można zostać po każdym kierunku studiów. To specjalista, który ma umiejętności zbierane przez lata pracy na różnych stanowiskach oraz naukę na własną rękę. To zawód, w którym ważny jest też ciągły rozwój, elastyczność, podążanie za zmianami i chęć do nauki, by móc oferować usługi, których potrzebują przedsiębiorcy.

Delegowanie obowiązków w firmie wirtualnej asystentce – korzyści

• koncentracja na sprawach priorytetowych w firmie,
• możliwość realizacji najważniejszych celów przedsiębiorstwa bez zagłębiania się w każdy szczegół,
• korzystanie z usług wysokiej jakości u osób specjalistów,
• odciążenie pracowników,
• możliwość przekierowania swoich działań lub działań pracowników na inne obszary,
• oszczędność czasu (zlecane zadania są wykonywane w ustalonym terminie, krótszym niż miałoby to miejsce we własnej firmie),
• oszczędność pieniędzy (nie trzeba ponosić kosztów dodatkowego etatu, podatków, utrzymania stanowiska pracy np. sprzętu czy licencji na oprogramowanie),
• dostęp do specjalistycznej wiedzy i uzyskanie możliwości dotychczas niedostępnych,
• szybszy rozwój przedsiębiorstwa,
• lepsza kontrola nad kosztami,
• lepsze dopasowanie do potrzeb klientów.

Jeśli szukasz kompetentnej osoby do ogarnięcia różnych obowiązków w Twojej firmie zapraszam Cię do zaglądnięcia zakładki z ofertą moich usług.

Jeśli masz do mnie jakieś pytania, albo uważasz, że coś pominęłam w tym artykule – daj znać, komentarze są do Twojej dyspozycji!